Principios generales del Sistema de Información Interna y Defensa del Informador:

Conductas objeto de denuncia:

El Canal de denuncias se concibe como una vía de comunicación destinada a informar sobre actuaciones que puedan suponer incumplimientos, irregularidades o hechos contrarios al derecho de la Unión Europea, así como aquellas conductas que puedan constituir infracciones legales o vulneraciones de la normativa vigente.

Derechos del Informador:

La persona que formule una denuncia a través de este Canal contará con una serie de derechos garantizados:

• Derecho al anonimato: El informante puede mantener oculta su identidad durante todo el proceso. La inclusión de datos identificativos en el formulario de denuncia será voluntaria.
• Derecho a la confidencialidad: Tanto la identidad del denunciante como el contenido de la denuncia se mantendrán en secreto y no se comunicarán a terceros sin consentimiento expreso, salvo en los supuestos previstos por la normativa europea o nacional en el marco de investigaciones oficiales o procedimientos judiciales.
• Protección frente a represalias: El denunciante estará amparado contra cualquier medida de represalia, incluso si finalmente se concluye que no existió infracción, siempre que no haya actuado de mala fe.
• Derecho a elegir el canal de denuncia: El informante podrá optar por utilizar los cauces internos de la organización o dirigirse directamente a las autoridades competentes mediante los canales externos disponibles.
• Derecho a recibir información: El denunciante debe ser informado sobre la tramitación de su caso y conocer el resultado final de la investigación.
• Limitación en el suministro de datos: Solo podrán solicitarse los datos imprescindibles para la gestión de la denuncia. Dichos datos no podrán utilizarse con fines distintos a la investigación ni conservarse más allá de lo estrictamente necesario. En caso de que la denuncia sea investigada por un tercero (por ejemplo, un despacho jurídico o un auditor externo), tanto el denunciante como el denunciado deberán ser previamente informados, salvo que la cesión esté amparada por la ley. El tratamiento de los datos personales se ajustará a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), la Ley Orgánica 3/2018 y demás normativa vigente en materia de protección de datos.
• Derecho a ejercer la protección de datos personales: El denunciante podrá hacer valer en todo momento los derechos reconocidos por la normativa en materia de protección de datos.
• Derecho a una respuesta en plazo razonable: El sistema garantiza un acuse de recibo en un máximo de siete días, salvo que el propio denunciante indique lo contrario o que el órgano competente considere que ello pueda poner en riesgo su identidad. La investigación y tratamiento de los datos no podrá prolongarse más allá de tres meses, conforme a la normativa aplicable.
• Derecho a la supresión de datos: Pasados tres meses desde la incorporación de los datos al sistema, estos deberán ser eliminados, salvo que resulte necesario conservarlos para acreditar el funcionamiento del Sistema de Compliance o cuando estén vinculados a procesos judiciales o investigaciones oficiales.

En Paymatico reafirmamos nuestro compromiso con la integridad, el cumplimiento normativo y la transparencia.

Para ello, hemos implantado un Canal de Denuncias confidencial, seguro y accesible, a través del cual empleados, proveedores, colaboradores y demás personas vinculadas a la empresa, puedan comunicar de manera responsable cualquier conducta irregular, incumplimiento normativo, conflicto de interés o práctica contraria a nuestros principios éticos.

Este canal está diseñado para:

• Garantizar la confidencialidad y, si lo deseas, el anonimato.
• Proteger a quienes lo utilicen frente a cualquier tipo de represalia.
• Investigar con rigor y responsabilidad todas las comunicaciones recibidas.

¿Qué puedes denunciar?

A través de este canal puedes informar sobre:

• Irregularidades financieras o contables.
• Conductas inapropiadas en el entorno laboral.
• Incumplimientos del Código Ético, políticas internas o normativa (incluida la de PBC/FT).
• Acciones ilegales, fraudulentas o contrarias a la ética y al buen gobierno.

Todas las denuncias se tratan con la máxima seguridad y confidencialidad, y garantizamos la ausencia de represalias hacia quienes las realicen.

Cómo enviar una denuncia:

Si tienes constancia de alguna irregularidad, puedes reportarla de manera segura mediante el Canal de Denuncias, accesible en la URL:

PAYMATICO - Canal seguro

Medidas de protección para todas las partes involucradas

Protección de la identidad de los informantes

En Paymatico garantizamos la confidencialidad de las personas que realicen una comunicación a través de nuestro Canal de Denuncias. Si así lo deseas, puedes utilizar la opción de envío anónimo, de manera que tu identidad no será conocida por la organización. Con ello buscamos fomentar la comunicación de posibles irregularidades sin temor a represalias.

En caso de que alguno de los responsables de la investigación esté directamente implicado en la denuncia, será apartado del procedimiento de forma inmediata. De este modo, aseguramos que la identidad del denunciante nunca sea conocida por la persona o personas denunciadas.

Es importante señalar que, si durante el proceso se iniciara un procedimiento judicial, la Autoridad Judicial competente podría requerir la revelación de la identidad del informante.

Todas las comunicaciones deben realizarse de buena fe y con información veraz. Entendemos que, tras la investigación, algunos hechos podrían no confirmarse, pero en caso de duda siempre es mejor comunicar.

Confidencialidad de la comunicación e investigación

Toda la información recibida a través del Canal de Denuncias será tratada con el máximo rigor y confidencialidad. Paymatico adoptará las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos, tanto de la denuncia como del proceso de investigación.

Derecho de defensa

El denunciado tendrá derecho a conocer de manera clara y suficiente los hechos que se le imputan, con el fin de poder ejercer su derecho de defensa, presentar alegaciones y aportar pruebas en su favor. Además, será informado de la existencia de la denuncia en un plazo máximo de un mes (excepcionalmente tres, si la investigación lo requiere).

Protección de datos

El tratamiento de los datos personales recogidos a través del Canal de Denuncias se ajustará a lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD – UE 2016/679) y en la normativa nacional aplicable.

El acceso a dichos datos estará restringido únicamente al responsable del Canal de Denuncias y al órgano de Compliance de Paymatico, conservándose solo durante el tiempo necesario para decidir sobre la apertura de una investigación. En cualquier caso, los datos se eliminarán en un plazo máximo de tres meses.

El denunciado podrá ejercer los derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, con las siguientes particularidades:

• El derecho de acceso no incluirá la identidad del denunciante ni de otras personas implicadas en el procedimiento.
• Los derechos de oposición, rectificación o supresión de datos personales no serán aplicables mientras esté en curso el proceso de análisis e investigación de la denuncia.

En Paymatico queremos que te sientas seguro para comunicar cualquier irregularidad. Tu confianza es clave para seguir construyendo una cultura corporativa basada en la ética, la transparencia y la responsabilidad compartida.

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